Как правильно передать бухгалтерию на аутсорсинг
Не секрет, что предприниматели из сферы малого бизнеса зачастую слабо подкованы в деталях бухгалтерского учета. Возникает вопрос: как нанять хорошего бухгалтера и контролировать его работу, если сам «плаваешь» в этой теме? Можно передать бухгалтерию на аутсорсинг, но тогда возникнет другая проблема — как правильно выбрать аутсорсера.
Аутсорсинг (от англ. outer-sourceusing — «использование внешнего источника») — это передача другой организации на договорной основе части (обычно второстепенных) функций и бизнес-процессов предприятия. Их разделение на основные и второстепенные позволяет эффективнее управлять ими, выводить из компании непрофильные направления, а высвободившиеся ресурсы — направлять на развитие деятельности, приносящей прибыль. Одним из видов такой оптимизации бизнес-процессов является аутсорсинг учетных функций (бухгалтерский аутсорсинг).
Плюсы и минусы
Каждое предприятие обязано заниматься ведением бухгалтерского учета. Это означает, в частности:
— составление отчетов;
— представление бухгалтерской отчетности в налоговую организацию и другие учреждения;
— минимизацию рисков;
— оптимизацию налогообложения, а также документооборота с учетом всех необходимых требований.
Аутсорсинговой компании можно передать ведение бухгалтерского учета по всем участкам:
— расчет заработной платы сотрудников;
— подготовка платежных документов и взаимодействие с банками;
— ведение налогового учета;
— представление бухгалтерской, налоговой, статистической и иной отчетности в контролирующие органы и взаимодействие с ними.
У такого варианта есть неоспоримые преимущества. Заказчик избавлен от необходимости поиска квалифицированных бухгалтеров для исполнения поставленной задачи, а также от выплаты бухгалтерам зарплаты, премий, пособий по временной нетрудоспособности, отпускных и различного рода компенсационных выплат. Кроме того, ему не нужно следить за изменениями бухгалтерского и налогового законодательства, своевременным направлением бухгалтера на специализированные курсы с целью повышения его знаний, аттестацией работника и т.п.
Договор аутсорсинга может заключаться на определенный период, что, безусловно, также является преимуществом перед штатным бухгалтером. В случае сокращения бизнеса работодатель не будет, сокращая бухгалтерию, выплачивать выходные пособия и сохраняемый средний заработок на период трудоустройства. Передача учетных функций дает также сокращение затрат на оборудование рабочих мест для бухгалтерии (приобретение компьютеров, программного обеспечения, справочно-правовых систем, специализированных бухгалтерских программ, профессиональных книг, периодических изданий и др.).
В больших организациях главный бухгалтер несет материальную ответственность за ущерб, который возник по вине его подчиненного. Но на практике не так просто возместить этот ущерб. Компания, предоставляющая бухгалтерские услуги, обычно страхует профессиональную деятельность, которой она занимается, и всегда возмещает начисленные по вине ее сотрудника штрафы.
В то же время многие бизнесмены называют в качестве главной причины отказа от услуг сторонней бухгалтерии необходимость раскрывать конфиденциальную информацию, а также отсутствие контроля и возможности в любой момент получить от бухгалтера нужные сведения. Кроме того, заказчику нужно самостоятельно собирать первичные документы и передавать их по акту исполнителю. Многие бизнесмены привыкли, что планирование налоговых отчислений — прерогатива бухгалтеров «по умолчанию», а такую обязанность фирмы-аутсорсера в договоре не пропишешь.
Выбор аутсорсера
Услуги аутсорсинга оказывают специализированные организации, причем получать на эту деятельность отдельную лицензию нет необходимости. Зачастую эти услуги оказывают аудиторские и бухгалтерские компании. В соответствии с п. 7 ст. 1 Федерального закона от 30.12.2008 N 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности» аудиторские организации могут оказывать прочие связанные с аудиторской деятельностью услуги, в частности:
— постановку, восстановление и ведение бухгалтерского учета, составление бухгалтерской (финансовой) отчетности, бухгалтерское консультирование;
— налоговое консультирование, постановку, восстановление и ведение учета, составление деклараций;
— управленческое консультирование, связанное с финансово-хозяйственной деятельностью, в том числе по вопросам реорганизации предприятий или их приватизации;
— автоматизацию бухгалтерского учета и внедрение информационных технологий.
На рынке аутсорсинга активно проявляются тенденции перехода от простых моделей аутсорсинга отдельных функций к комплексному консалтингу и аутсорсингу, например бухгалтерскому аутсорсингу в комплексе с юридическим, налоговым консультированием и сопровождением. Такой своеобразный симбиоз юристов и бухгалтеров позволяет не только поднять бизнес на новый уровень, но и предоставить клиенту максимум услуг в одном месте.
Постоянным спросом пользуются и услуги, непосредственно связанные с восстановлением бухгалтерского учета за предшествующие периоды, налоговое планирование и консультирование, сопровождение при налоговых проверках и др.
Прежде чем отдать бухгалтерский учет сторонней организации, необходимо определить, действительно ли возникнет ощутимая экономия в оплате труда и прочих расходах на штатных сотрудников бухгалтерии по сравнению со стоимостью оплаты услуг аутсорсинговой компании.
Следует отобрать несколько компаний, предлагающих свои услуги на рынке бухгалтерского аутсорсинга. Это можно сделать через поисковые системы в Интернете, получив рекомендации коллег, при этом следует обратить внимание на рейтинги, статьи в профессиональных журналах и пр.
Когда сформируется достаточный пул организаций-аутсорсеров, необходимо оценить их по следующим критериям.
Каков период существования организации и какова ее репутация. Предпочтение следует отдать организации, которая существует не первый год. По статистике ежегодно открываются сотни новых бухгалтерских организаций, но до второго года доживает лишь одна из пяти. Вероятность того, что новая организация не только выживет, но и окажет качественные бухгалтерские услуги, намного меньше этих 20%.
Каковы отзывы клиентов. Следует искать отзывы, размещенные не только на сайте организации-аутсорсера, но и на других сайтах и форумах, поинтересоваться мнением коллег. Так можно получить более объективную информацию и прояснить для себя при встрече с менеджером компании ее слабые стороны.
Необходимо внимательно изучить список клиентов бухгалтерской организации. Если она работает не первый год, но никакой информации о клиентах на сайте не предоставлено или она отказывается назвать хотя бы некоторых из них, то это тревожный сигнал. То, что клиенты якобы требуют конфиденциальности и запрещают их упоминать, — пустая отговорка. Можно уточнить, есть ли у бухгалтерской организации клиенты, занимающиеся бизнесом, схожим с вашим, а также имеется ли возможность связаться с кем-то из них, чтобы получить информацию о том, как им с ней работается.
Являются ли цены на услуги прозрачными и понятными. Зачастую небольшая цена услуги завуалированно прикрывает дробление самой услуги на мелкие составляющие для того, чтобы потенциальный клиент позитивно реагировал на более низкую цену, но в итоге низкая цена заинтересовавшей клиента услуги может привести его компанию к более высоким тратам. Высококвалифицированная работа всегда стоит денег. Компания, которая предлагает вести бухгалтерский учет по низкой цене, однозначно не сможет предоставить достаточно квалифицированную услугу реально работающему бизнесу с оборотами.
Есть ли в организации-аутсорсере не только специалисты бухгалтерского учета, но и сотрудники сопутствующих специальностей: юристы, кадровики. Предпочтение стоит отдавать компании, в которой есть специалисты с опытом работы в налоговой инспекции, в этом случае снижаются риски возникновения каких-либо сложностей с проверяющими органами, поскольку за бухгалтерию будет отвечать человек, побывавший «на той стороне» и знающий, где и как избежать проблем.
Существует ли у организации-аутсорсера сайт, как он ранжируется в выдаче, какова его информационная обновляемость, представлены ли на нем контакты и адрес местонахождения, есть ли удобный и оперативный способ связи и др. Оптимально, если на сайте есть не только список клиентов, но и отзывы от них. Для того чтобы получить рекомендации от крайне занятых директоров и владельцев бизнеса, необходимо сделать для них что-то действительно полезное и ценное. Поэтому стоит обратить внимание на наличие отзывов.
Смогут ли менеджеры выслать предполагаемому клиенту на электронную почту шаблон договора для ознакомления и анализа в удобной для него обстановке. Желание менеджеров заставить предполагаемого клиента непременно подъехать в офис компании и на месте изучить (подписать) договор, должно насторожить его.
Какова политика работы с бухгалтерской базой. Еще несколько лет назад политика работы с бухгалтерскими базами у 90% аутсорсинговых организаций была следующей: никогда и ни при каких обстоятельствах не отдавать их клиентам. Сейчас ситуация постепенно улучшается, но до сих пор две из трех бухгалтерских компаний будут до последнего сопротивляться, чтобы не отдать клиенту его базу. Не рекомендуем работать с такими организациями.
Идеальный вариант, если политика выбираемой бухгалтерской компании в этом вопросе такова: «Ваша бухгалтерская база — это ваша собственность». То обстоятельство, что ее ведет бухгалтер в другом офисе, ничего не меняет. Если клиенту по какой-либо причине потребовалась его база, то ему ее предоставят в течение одного рабочего дня. Кроме того, в случае необходимости ему могут предоставить удаленный доступ на сервер, где она находится. Целесообразно регулярно получать резервную копию бухгалтерской программы, чтобы впоследствии не восстанавливать бухгалтерский учет при конфликтах с налоговой инспекцией или аутсорсером.
Кроме того, целесообразно лично посетить офис аутсорсера, оценить реальные условия труда сотрудников, уровень их компетентности и навыки делового общения. Полуподвальное помещение в промзоне вряд ли свидетельствует о финансовой стабильности компании и заботе о сотрудниках. От такой компании клиентам также не стоит ждать неусыпной заботы.
Нелишним будет пообщаться с руководителем отдела бухгалтерии или сотрудником, который будет закреплен за организацией-заказчиком, оценить то, в какой манере происходит общение и насколько четкими являются ответы на вопросы. Целесообразно выяснить, как будет выстраиваться механизм взаимодействия, происходить обмен документацией и информацией, а также как будет осуществляться контроль за правильностью ведения учета.
Рекомендуется хотя бы один раз в год проводить инициативный аудит бухгалтерии. Организации не стоит дожидаться, пока ее проверят налоговые органы. Для нее целесообразно инициировать проверку — это намного проще и дешевле. Инициативный аудит может провести как сторонний квалифицированный бухгалтер, так и профильная бухгалтерская либо аудиторская организация.
На начальном этапе работы сотрудники организации-аутсорсера будут задавать вопросы, касающиеся деятельности организации-заказчика. Ответы на них необходимы им, чтобы понять специфику бизнеса и корректно выстроить бухгалтерский учет.
Со стороны организации-заказчика должны быть назначены сотрудники, ответственные за своевременное представление первичной документации для обработки. На ее основании формируются суммы налогов. Если документация представлена не в полном объеме или не вовремя, то финансовый результат будет некорректным, сумма налогов окажется выше, а прибыль компании будет более низкой по сравнению с ожидаемыми результатами.
Договоры, которые компания планирует заключать со своими поставщиками или покупателями, желательно представлять на этапе обсуждения условий сделок, чтобы аутсорсер смог помочь в оценке возможных налоговых рисков.
Когда взаимодействие с аутсорсинговой организацией будет отлажено, у организации-заказчика появится обоснованное доверие к ней. Критерием удачного сотрудничества с организацией-аутсорсером является то, что организация-заказчик будет спокойна за свою финансовую безопасность и сосредоточит усилия на достижении более высоких вершин в бизнесе. Среди других критериев можно назвать следующие:
— отсутствие выездных проверок налоговой инспекции, а в случае проведения проверки — ее успешное прохождение. Прямая обязанность бухгалтерской службы — обеспечение корректного учета и отсутствие штрафов (пеней) со стороны Федеральной налоговой службы;
— выявление подозрительных контрагентов. Это особенно актуально, если организация-заказчик применяет основную систему налогообложения и работает с НДС. Бухгалтер может достаточно быстро «пробить» контрагента, и в случае, если организации-заказчику сделку предлагает серая или давно не существующая фирма, то он должен предупредить об этом;
— отслеживание и представление ежемесячных (ежеквартальных) отчетов по таким показателям, как уровень налоговой нагрузки организации-заказчика, соблюдение «безопасной» доли вычетов по НДС, отклонение ее рентабельности от среднего значения рентабельности по отрасли, уровень показанной убыточности. Эти показатели, как правило, являются наиболее частыми причинами налоговых проверок. Поэтому необходимо быть в курсе текущей ситуации и быть уверенными, что специализированный бухгалтер постоянно следит за этим;
— функция «будильника» — если не хватает каких-либо документов от поставщика или клиента, если какие-либо первичные бухгалтерские документы оформлены неправильно, если организация-заказчик приближается к превышению предельно допустимого уровня годовой выручки на «упрощенке» — во всех подобных ситуациях ее руководителя должен заранее предупреждать надежный «будильник» в лице специалистов бухгалтерии.
Росфинмониторинг может получать информацию от аутсорсера
Финмониторинг — это наблюдение со стороны государственных структур за экономической деятельностью компаний и бизнесменов, их денежными потоками, контроль и надзор за проведением определенных финансовых операций. Ведется он для того, чтобы противодействовать легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма (далее — ПОД/ФТ). Регулируются эти вопросы Федеральным законом от 07.08.2001 N 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» (далее — Закон N 115-ФЗ).
Федеральная служба по финансовому мониторингу (Росфинмониторинг) выполняет функции финансовой разведки (контрразведки). Этот орган исполнительной власти в числе прочих задач осуществляет противодействие нелегальному финансированию терроризма, а также противодействует отмыванию денег, полученных преступным путем (п. 1 и 5 Положения о Федеральной службе по финансовому мониторингу, утвержденного Указом Президента РФ от 13.06.2012 N 808).
Федеральным законом от 23.04.2018 N 112-ФЗ были внесены изменения в Закон N 115-ФЗ и Федеральный закон от 30.12.2008 N 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности». С 4 мая 2018 г. индивидуальные предприниматели (ИП) и фирмы, оказывающие бухгалтерские услуги, обязаны иметь личный кабинет на сайте Росфинмониторинга для того, чтобы в определенных случаях сообщать о сомнительных сделках и финансовых операциях своих клиентов.
Обязательному контролю подлежат конкретные операции с денежными средствами или иным имуществом, сумма которых равна или превышает 600 000 руб. либо равна сумме в иностранной валюте, эквивалентной 600 000 руб., или превышает ее. Речь, в частности, идет (п. 1 ст. 6 Закона N 115-ФЗ):
— о снятии с банковского счета или зачислении на счет юридического лица денежных средств в наличной форме;
— покупке или продаже физическим лицом наличной иностранной валюты;
— открытии вклада в пользу третьего лица с размещением на нем денежных средств в наличной форме;
— внесении физическим лицом в уставный капитал компании наличных денежных средств;
— предоставлении юридическим лицом, не являющимся кредитной организацией, беспроцентных займов физическим или юридическим лицам;
— получении или предоставлении имущества по договору финансовой аренды (лизинга).
Контролю подлежат операции с контрагентами из государств и территорий, предоставляющих льготный режим налогообложения (офшорные территории) или не предусматривающих раскрытия и предоставления информации при проведении финансовых операций. Перечень таких государств и территорий утвержден Приказом Минфина России от 13.11.2007 N 108н.
Контролируются сделки, если стороной операции является юридическое лицо, имеющее регистрацию или место нахождения в государстве, не выполняющем требования Группы разработки финансовых мер борьбы с отмыванием денег, либо если указанные операции проводятся с использованием счета в банке такого государства. К таким странам согласно Приказу Росфинмониторинга от 10.11.2011 N 361 относятся Исламская Республика Иран и Корейская Народно-Демократическая Республика.
Сделка с недвижимым имуществом представляет интерес для Росфинмониторинга, если сумма, на которую она совершается, равна или превышает 3 млн руб. либо равна сумме в иностранной валюте, эквивалентной 3 млн руб., или превышает ее (п. 1.1 ст. 6 Закона N 115-ФЗ).
Сведения об операциях, подлежащих обязательному контролю, представляются непосредственно в Росфинмониторинг.
Если компания осуществляет операции с денежными средствами или иным имуществом, то она представляет в Росфинмониторинг сведения об операциях, в отношении которых у работников этой компании возникают подозрения, что какие-либо из них осуществляются в целях легализации доходов, полученных преступным путем, или финансирования терроризма (п. 3 ст. 7 Закона N 115-ФЗ).
Согласно положениям ст. 7.1 Закона N 115-ФЗ действие Закона распространяется на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность в сфере оказания бухгалтерских услуг в случаях, когда они готовят или осуществляют от имени или по поручению своего клиента:
— сделки с недвижимым имуществом;
— управление денежными средствами, ценными бумагами или иным имуществом клиента;
— управление банковскими счетами или счетами ценных бумаг;
— привлечение денежных средств для создания организаций, обеспечения их деятельности или управления ими;
— создание организаций, обеспечение их деятельности или управление ими, а также куплю-продажу организаций.
Лица, осуществляющие деятельность в сфере оказания бухгалтерских услуг, чтобы не быть вовлеченными в операции по отмыванию доходов и финансированию терроризма, обязаны (п. 2 ст. 7 Закона N 115-ФЗ):
— разрабатывать правила внутреннего контроля;
— назначать специальных должностных лиц, ответственных за реализацию правил внутреннего контроля (прошедших соответствующее обучение), а также принимать иные внутренние организационные меры в указанных Законом N 115-ФЗ целях;
— идентифицировать клиентов, установив для каждого определенный круг сведений;
— документально фиксировать информацию о сомнительных сделках, свидетельствующую о возможном нарушении клиентом Закона N 115-ФЗ, и сохранять ее конфиденциальный характер.
Если возникают подозрения об осуществлении операций в целях легализации (отмывания) доходов, полученных преступным путем, или финансирования терроризма, то следует представить информацию о данных операциях в Росфинмониторинг (независимо от того, относятся или не относятся они к операциям, предусмотренным ст. 6 Закона N 115-ФЗ). Вызывать подозрения могут: запутанный или необычный характер сделки, не имеющей очевидного экономического смысла или законной цели; несоответствие сделки целям деятельности; выявление неоднократного совершения операций или сделок, характер которых дает основания полагать, что целью их осуществления является уклонение от процедур обязательного контроля, предусмотренных Законом N 115-ФЗ. При выявлении подозрительных операций можно руководствоваться критериями и признаками, установленными Приказом Росфинмониторинга от 08.05.2009 N 103.
Организации, осуществляющие операции с денежными средствами или иным имуществом, обязаны идентифицировать клиента, его представителя и (или) выгодоприобретателя (физических или юридических лиц, иностранные структуры без образования юридического лица, ИП, физических лиц, занимающихся в установленном законодательством Российской Федерации порядке частной практикой), находящихся на обслуживании, независимо от того, разовая это сделка или она носит долгосрочный характер.
До приема на обслуживание необходимо установить следующие сведения в отношении юридического лица — наименование, ИНН или код иностранной организации, государственный регистрационный номер, место государственной регистрации и адрес местонахождения. Организация вправе на основании п. 5.4 ст. 7 Закона N 115-ФЗ требовать и получать от клиента или его представителя документы, удостоверяющие личность, учредительные документы, документы о государственной регистрации юридического лица, ИП.
В целях подтверждения достоверности сведений, полученных при идентификации клиентов, следует использовать сведения из ЕГРЮЛ, ЕГРИП, сведения об утерянных, недействительных паспортах, о паспортах умерших физических лиц, об утерянных бланках паспортов, информацию из открытых баз данных органов власти и т.д.
Все сведения о клиентах необходимо фиксировать в специальной анкете, форму которой разрешено разработать самостоятельно в бумажном и электронном виде. Полученные личные данные должны надлежащим образом храниться. Досье на клиента хранится не менее пяти лет после окончания отношений с ним.
В силу п. 11 ст. 7 Закона N 115-ФЗ организации и ИП вправе отказать в выполнении распоряжения клиента о совершении операции, за исключением операций по зачислению денежных средств, поступивших на счет физического или юридического лица, по которым не представлены необходимые документы.
В целях ПОД/ФТ Росфинмониторинг сформировал и поддерживает в актуальном состоянии перечень организаций и физических лиц, в отношении которых имеются сведения об их причастности к экстремистской деятельности или терроризму.
Статьей 7 Закона N 115-ФЗ предусмотрена безусловная обязанность ИП и организаций рассматриваемой категории представлять в Росфинмониторинг информацию обо всех операциях, подлежащих обязательному контролю, о которых им стало известно в ходе осуществляемой деятельности, а также об иных операциях с денежными средствами или другим имуществом в соответствии с законом в случае возникновения подозрений, что какие-либо операции совершаются в целях легализации (отмывания) доходов, полученных преступным путем, или финансирования терроризма.
Л. Фомина
«Финансовая газета», 2020, N 26
Если Вам требуется помощь юриста в Москве, и стоит вопрос как правильно передать бухгалтерию на аутсорсинг? Наши судебные юристы помогут Вам максимально эффективно получить положительный результат. Ждем Вашего звонка
