Как представить документы по требованию налогового органа

 

Вы представляете документы по требованию инспекции при проведении проверки в отношении вас или контрагента. Также она может потребовать документы о лице, которое не является вашим контрагентом, если сочтет, что вы обладаете сведениями о нем. Вне рамок проверок инспекция может запросить информацию о конкретной сделке. Если инспекция вынесла решение о взыскании задолженности в размере свыше 1 млн руб., которое не было исполнено в течение 10 рабочих дней, она вправе истребовать у такого должника документы (информацию) о его имуществе, имущественных правах и обязательствах. А если документы (информация) не будут поданы, инспекция может обратиться к иным лицам с требованием представить документы (информацию) об имуществе (имущественных правах) должника. Документы нужно представить в установленный срок, который зависит от того, кому и на каком основании выставлено требование. Например, если инспектор при проведении выездной проверки вашей организации вручил требование о представлении документов, исполнить его надо в течение следующих 10 рабочих дней. Можно попробовать увеличить срок, подав в инспекцию уведомление. Если вы не представите документы вовремя, налоговый орган взыщет штраф.

 

Оглавление:

1. Какие документы нужно представить по требованию инспекции при камеральной проверке
2. Какие документы нужно представить по требованию инспекции при выездной проверке
3. Какие документы нужно представить по требованию инспекции вне рамок налоговых проверок
4. Какие документы нужно представить по требованию инспекции при налоговом мониторинге и встречных проверках
5. В какой срок надо представить документы по требованию налогового органа
6. Какая ответственность предусмотрена за непредставление документов по требованию инспекции

 

1. Какие документы нужно представить по требованию инспекции при камеральной проверке

В рамках камеральной проверки вашей отчетности нужно представлять по требованию налогового органа (п. п. 6 — 9, 12 ст. 88 НК РФ):

• документы, которые подаются вместе с отчетностью. Например, при проверке декларации по налогу на имущество, в которой отражен зачет уплаченного за рубежом налога, следует подать документ об уплате налога за пределами РФ (ст. 386.1 НК РФ);
• документы (пояснения), подтверждающие право на льготу, заявленную в отчетности (п. 6 ст. 88 НК РФ)

 

• документы, подтверждающие заявленные в декларации по НДС вычеты;
• счета-фактуры, первичные и иные документы по операциям, сведения о которых расходятся в декларациях по НДС у вас и контрагента. Такие документы могут истребовать, если выявлено занижение налога к уплате или завышение возмещения;
• документы, подтверждающие пониженные тарифы страховых взносов или необлагаемые выплаты;
• документы, подтверждающие уменьшение налога к уплате (увеличение суммы возмещения) по уточненной декларации, которая подана через два года и более после окончания срока подачи отчетности;
• документы, подтверждающие инвестиционный вычет;
• документы, которые затребованы в иных случаях, предусмотренных в ст. 88 НК РФ.

При камеральной проверке контрагента от вас потребуется представлять документы или информацию о его деятельности (п. 1 ст. 93.1 НК РФ).

Например, инспекция проводит проверку уточненной декларации по налогу на прибыль, которую подал контрагент. В декларации сумма налога к уплате уменьшена по сравнению с рассчитанной ранее в первичной декларации. По документам контрагента разница возникла за счет расходов на приобретение товаров, которые не были учтены своевременно. В качестве продавца товаров указаны вы, поэтому инспекция может направить вам требование о представлении документов по сделке.

При камеральной проверке лица, которое не является вашим контрагентом, вы также должны по требованию налогового органа представлять документы или информацию о деятельности этого лица, если располагаете ими (п. 1 ст. 93.1 НК РФ).

Например, налоговый орган может прислать требование о представлении информации о деятельности вашего бывшего контрагента.

Инспекция также вправе запросить у лица, которое ведет реестр владельцев ценных бумаг, документы (информацию), связанные с его ведением (п. 1 ст. 93.1 НК РФ).

Если вы не состоите на учете в налоговом органе, запрашивающем документы (информацию) в порядке ст. 93.1 НК РФ, то инспекция не может затребовать их у вас напрямую. Она может это сделать только через налоговый орган по месту вашего учета (Письмо ФНС России от 03.08.2022 N СД-4-22/10067@).

 

В какой срок инспекция может выставить требование о представлении документов в ходе камеральной проверки Налоговый орган может выставить данное требование в любой день в пределах срока проведения камеральной проверки (Письмо Минфина России от 18.02.2009 N 03-02-07/1-75). Поэтому документ нужно исполнить, даже если вы получили его в последний день проверки. Отметим, что инспекция вправе запросить документы за пределами указанного срока только в случае, если после окончания проверки принято решение провести дополнительные мероприятия налогового контроля (п. 6 ст. 101 НК РФ, Письмо Минфина России от 18.02.2009 N 03-02-07/1-75). В других случаях документы, истребованные за пределами сроков проведения камеральной проверки либо допмероприятий, нельзя учесть при рассмотрении ее материалов (п. 4 ст. 101 НК РФ, п. 27 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 N 57).

 

Какие документы и в каких случаях налоговые органы могут истребовать при камеральной проверке уточненной декларации В этой ситуации перечень документов и случаи их истребования те же, что и при проверках первичных деклараций. Камеральную проверку уточненной декларации проводят по таким же правилам, что и проверку первичной. То есть налоговый орган может проверить уточненную декларацию в полном объеме, а не только в части изменений, поскольку это уже новая проверка. Данный вывод следует из п. 9.1 ст. 88 НК РФ, Писем ФНС России от 26.09.2016 N ЕД-4-2/17979, УФНС России по г. Москве от 22.05.2020 N 24-23/2/085439@. Значит, инспекторы могут запросить любые из тех документов, которые вправе потребовать при проверке первичной декларации. Кроме того, если по истечении двух лет со дня наступления срока подачи первичной декларации (расчета) вы подали уточненную декларацию (расчет) на уменьшение налога (сбора, страхового взноса) к уплате или на увеличение убытка по сравнению с ранее представленной декларацией (расчетом), инспекторы могут истребовать у вас (п. п. 8.3, 10 ст. 88 НК РФ): ·    первичные и иные документы, которые подтверждают изменение сведений в декларации (расчете); ·    аналитические регистры налогового учета, на основании которых сформированы показатели декларации (расчета) до изменений и после них. Если какие-то из истребованных документов вы ранее уже представляли в инспекцию (например, при проверке первичной декларации), их можно не подавать повторно (есть исключения). Уведомьте инспекторов о том, что такие документы вы уже подавали (п. 5 ст. 93 НК РФ). Документы, которые инспекторы истребовали у вас при проверке первичной декларации, они могут использовать при проверке уточненной декларации (п. 9.1 ст. 88 НК РФ).

 

Какие документы может запросить инспекция при камеральной проверке декларации по НДС Перечень документов и случаи, когда инспекция может запрашивать их при камеральной проверке декларации по НДС, указаны в ст. 88 НК РФ, например: ·    в декларации заявлены операции, которые освобождены от налогообложения и по своему характеру соответствуют понятию налоговых льгот, приведенному в п. 1 ст. 56 НК РФ. Потребовать могут документы, подтверждающие право на льготы. Вы вправе представить реестр таких документов в электронной форме (п. 6 ст. 88 НК РФ, Приказ ФНС России от 24.05.2021 N ЕД-7-15/513@, Письмо ФНС России от 28.10.2020 N ЕА-4-15/17675@); ·    вы должны были подать вместе с декларацией по НДС документы, но не сделали этого. В их числе те, которые нужно представлять для подтверждения налоговой ставки 0% (п. 7 ст. 88, п. 10 ст. 165 НК РФ); ·    в декларации по НДС вы заявили возмещение налога. Истребовать могут документы, которые подтверждают право на вычеты (п. 8 ст. 88, ст. 172 НК РФ); ·    есть противоречия по операциям в вашей декларации по НДС или несоответствия в ней и декларации (журнале учета счетов-фактур) контрагента, которые указывают на то, что, возможно, вы занизили налог к уплате или завысили возмещение. Запросить могут счета-фактуры, первичные и иные документы по операциям, сведения о которых не стыкуются (п. 8.1 ст. 88 НК РФ); ·    сведения о вычетах в рамках системы «tax free» в вашей декларации не соответствуют сведениям, которые есть у инспекции. Истребовать могут документы, подтверждающие право на такие вычеты (п. 8.7 ст. 88, п. 4.1 ст. 171 НК РФ); ·    сведения об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости, в вашей декларации не соответствуют сведениям в отчете об операциях с такими товарами, который представил другой налогоплательщик. Истребовать могут счета-фактуры, первичные и иные документы по операциям с такими товарами, если вы не подавали их в инспекцию (пп. 2 п. 8.9 ст. 88 НК РФ).

 

2. Какие документы нужно представить по требованию инспекции при выездной проверке

Если выездная проверка проводится в отношении вас, по требованию инспекции необходимо представлять регистры бухгалтерского и налогового учета, первичные документы, договоры, счета-фактуры и т.д. (п. 12 ст. 89, п. 1 ст. 93 НК РФ).

На истребование документов при выездной проверке есть ограничения, например:

• документы должны непосредственно относиться к тем налогам (взносам) и периодам, которые проверяются;
• истребованы могут быть только регистры бухгалтерского и налогового учета, которые вы обязаны вести в том числе в соответствии с учетной политикой (Письмо Минфина России от 11.05.2010 N 03-02-07/1-228).

В ходе проверки у вас могут также запросить пояснительные записки по расхождениям, выявленным за проверяемый период. Данные документы не являются первичными, но это не означает, что требование инспекции незаконно. Такие сведения необходимы для проведения налоговой проверки, и их истребование соответствует ст. 93 НК РФ (Постановление Верховного Суда РФ от 06.09.2021 N 5-АД21-70-К2).

Если выездная проверка проводится в отношении контрагента, по требованию инспекции необходимо представлять документы или информацию о его деятельности (п. 1 ст. 93.1 НК РФ).

Например, налоговый орган проводит выездную проверку по налогу на прибыль вашего контрагента. Инспекция может направить вам требование о представлении документов (договоров, первичных документов, счетов-фактур) по сделке, совершенной вами и проверяемой организацией.

Если проводится выездная проверка лица, которое вашим контрагентом не является, по требованию инспекции необходимо представлять документы (информацию) о его деятельности, если вы располагаете ими (п. 1 ст. 93.1 НК РФ).

Например, проверяя реальность сделки купли-продажи, налоговый орган может затребовать информацию о сделке у перевозчика, услугами которого обычно пользуются поставщик и покупатель.

У лица, которое ведет реестр владельцев ценных бумаг, может быть истребована информация, связанная с его ведением (п. 1 ст. 93.1 НК РФ).

Если вы не состоите на учете в налоговом органе, запрашивающем документы (информацию) в порядке ст. 93.1 НК РФ, то инспекция не может затребовать их у вас напрямую. Она может это сделать только через налоговый орган по месту вашего учета (Письмо ФНС России от 03.08.2022 N СД-4-22/10067@).

 

В какой срок инспекция может выставить требование о представлении документов в ходе выездной проверки Налоговый орган может сделать это, пока идет выездная проверка, то есть в любой день начиная с даты вынесения решения о ее назначении до дня составления справки о проведенной проверке. Исключение — период, когда проверка приостановлена (п. п. 8, 9, 12 ст. 89 НК РФ, п. 27 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 N 57). Требование нужно исполнить, даже если вы получили его в последний день проверки (Письмо Минфина России от 05.04.2018 N 03-02-08/21997, Определение Верховного Суда РФ от 13.05.2015 N 305-КГ15-5504). При этом неважно, что фактически вы представите документы уже после ее окончания. Инспекция вправе запросить документы за пределами срока выездной проверки, только если после ее окончания принято решение о проведении дополнительных мероприятий налогового контроля. В рамках этих мероприятий инспекция также вправе истребовать документы (п. 6 ст. 101 НК РФ). В других случаях документы, истребованные за пределами сроков выездной проверки либо допмероприятий, нельзя учесть при рассмотрении ее материалов (п. 4 ст. 101 НК РФ, п. 27 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 N 57). Напомним, что срок выездной проверки — два месяца с даты вынесения решения. Его могут продлить до четырех — шести месяцев. Если отдельно проверяют филиал или представительство, срок проверки составляет не больше одного месяца (п. п. 6, 7 ст. 89 НК РФ).

 

3. Какие документы нужно представить по требованию инспекции вне рамок налоговых проверок

Вне рамок проведения налоговых проверок вы должны по требованию инспекции представлять документы и информацию в следующих случаях:

1) истребованы документы (информация) о конкретной сделке (п. 2 ст. 93.1 НК РФ):

• стороной которой вы являетесь;
• стороной которой вы не являетесь, но располагаете документами или информацией о ней.

Например, инспекция может прислать требование представить документы о приобретении товаров у конкретного поставщика в течение определенного периода.

Налоговый орган вправе истребовать документы по нескольким сделкам. В требовании, выставленном вне рамок проверок, реквизиты документов могут не указываться (п. 3.2 Определения КС РФ от 07.04.2022 N 821-О (приведено в п. 21 Обзора практики Конституционного Суда РФ за 2022 год, п. 2 Обзора правовых позиций, направленного Письмом ФНС России от 24.10.2022 N 7-8-04/0005@), Определение ВС РФ от 26.10.2017 N 302-КГ17-15714, Письмо УФНС России по г. Москве от 01.04.2020 N 15-19/063226@). В этом случае представьте все документы по сделке (сделкам), в отношении которой выставлено требование (Письмо Минфина России от 15.10.2018 N 03-02-07/1/73833);

2) инспекция приняла решение о взыскании задолженности на сумму свыше 1 млн руб., но оно не было исполнено в течение 10 дней с даты принятия (п. 2.1 ст. 93.1 НК РФ).

В таком случае инспекция может истребовать у должника документы (информацию) о его имуществе, имущественных правах и обязательствах по Перечню, утвержденному Приказом ФНС России от 10.02.2020 N ЕД-7-8/85@.

Если в установленный срок документы не будут представлены, инспекция вправе истребовать документы (информацию) об имуществе или имущественных правах должника у иного лица, располагающего такими документами (информацией).

Налоговый орган может запросить у лица, которое ведет реестр владельцев ценных бумаг, документы (информацию), связанные с его ведением. Это возможно при наличии запроса уполномоченного органа иностранного государства в случаях, предусмотренных международными договорами (п. 2 ст. 93.1 НК РФ).

Если вы не состоите на учете в налоговом органе, запрашивающем документы (информацию) в порядке ст. 93.1 НК РФ, то инспекция не может затребовать их у вас напрямую. Она может это сделать только через налоговый орган по месту вашего учета (Письмо ФНС России от 03.08.2022 N СД-4-22/10067@).

4. Какие документы нужно представить по требованию инспекции при налоговом мониторинге и встречных проверках

По требованию налогового органа нужно представлять документы или информацию:

• о деятельности лица, в отношении которого проводится камеральная, выездная проверка, дополнительные мероприятия налогового контроля или налоговый мониторинг (п. п. 1, 1 ст. 93.1 НК РФ). Это может быть как контрагент, так и иное лицо, сведениями о котором вы располагаете;
• о конкретной сделке, если информация о ней потребовалась инспекции вне рамок проверок (п. 2 ст. 93.1 НК РФ).

Например, инспекция может потребовать представить документы о сделке, в рамках которой одна организация произвела ремонт здания, принадлежащего другой организации.

Если вы не состоите на учете в налоговом органе, запрашивающем документы (информацию) в порядке ст. 93.1 НК РФ, то инспекция не может затребовать их у вас напрямую. Она может это сделать только через налоговый орган по месту вашего учета (Письмо ФНС России от 03.08.2022 N СД-4-22/10067@).

 

Нужно ли представлять документы в налоговый орган повторно Документы (информацию), которые вы уже представляли в инспекцию, повторно подавать не нужно, за исключением следующих случаев (п. 5 ст. 93 НК РФ): ·    ранее вы представляли подлинники документов и инспекция вернула их; ·    инспекция утратила документы вследствие обстоятельств непреодолимой силы (например, пожара или наводнения). В иных случаях подавать документы повторно не надо. Вместо этого в ответ на требование инспекции вам необходимо направить уведомление (п. 3 ст. 93 НК РФ). Сделать это нужно в течение срока, отведенного на исполнение требования представить уведомление. Форма этого уведомления и Формат представления в электронном виде утверждены Приказом ФНС России от 24.04.2019 N ММВ-7-2/204@. В уведомлении нужно указать (п. 5 ст. 93 НК РФ): ·    какие из истребованных документов (информации) ранее были представлены, в том числе привести реквизиты документов; ·    наименование налогового органа, в который были поданы эти документы (информация). Уведомление можно подать одним из следующих способов, например (п. 3 ст. 93 НК РФ): ·    подать лично или через представителя; ·    разместить в личном кабинете налогоплательщика; ·    направить по почте заказным письмом. Этот способ можно выбрать, только если вы не обязаны подавать налоговые декларации в электронной форме.

 

5. В какой срок надо представить документы по требованию налогового органа

Сроки представления документов по требованию налогового органа зависят от того, в связи с чем они были истребованы:

• при камеральной проверке;
• выездной проверке;
• встречной проверке;
• дополнительных мероприятиях налогового контроля;
• проверке сделок между взаимозависимыми лицами;
• налоговом мониторинге;
• несвоевременном исполнении решения о взыскании задолженности в размере более 1 млн руб.

Если вы не можете выполнить в срок требование о представлении документов (информации), сообщите об этом налоговому органу. Возможно, вам его продлят.

6. Какая ответственность предусмотрена за непредставление документов по требованию инспекции

Штраф за непредставление (несвоевременное представление) документов составляет:

• 200 руб. за каждый неподанный документ — если сведения, которые в нем содержатся, нужны инспекции для налогового контроля в отношении вас (п. 4 ст. 93, п. п. 2.1, 6 ст. 93.1, п. 1 ст. 126 НК РФ).

Например, штраф за непредставление документов, истребованных при налоговой проверке вашей деятельности, — 200 руб. за каждый неподанный документ;

• 10 000 руб. за непредставление документов — если сведения, которые в них содержатся, нужны инспекции для налогового контроля в отношении вашего контрагента или иного лица либо запрашиваются относительно конкретной сделки вне рамок налоговой проверки (п. п. 1, 2, 1, 6 ст. 93.1, п. 2 ст. 126 НК РФ, Письмо Минфина России от 01.06.2022 N 03-02-07/51429).

Например, размер штрафа за непредставление документов по встречной проверке (о деятельности вашего контрагента или иного лица, в отношении которого проводится проверка) — 10 000 руб.

Штраф за непредставление информации, истребованной налоговым органом, составляет 5 000 руб., а при повторном нарушении в течение года — 20 000 руб. (п. п. 1, 2, 2.1, 6 ст. 93.1, п. п. 1, 2 ст. 129.1 НК РФ). Например, это может быть информация о контрагенте, о конкретной сделке.

Помимо перечисленных штрафов за непредставление документов и информации на должностное лицо организации может быть наложен штраф в размере 300 — 500 руб. (п. 4 ст. 108 НК РФ, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

 

Могут ли оштрафовать за непредставление для камеральной проверки документов, которых нет в наличии Да, если в их отсутствии есть ваша вина. Данный вывод следует из ст. 106, пп. 2 п. 1 ст. 109, ст. ст. 110, 111, 120, 126 НК РФ. Например, ваша вина имеется, если вы должны были составить документ по требованиям законодательства или учетной политики, но не сделали этого. Если же вы не обязаны были составлять документ, за его отсутствие не должны штрафовать (Письмо Минфина России от 25.01.2012 N 07-02-06/10). О том, что вы не должны были составлять документ, сообщите инспекции в уведомлении в ответ на требование о представлении документов (п. 3 ст. 93 НК РФ). Вас могут привлечь к ответственности и в случае, если вы утратили документы при пожаре, потопе, аварии, краже в месте, где они хранились, и не восстановили их. Вы обязаны обеспечивать сохранность документов в течение определенных сроков. Значит, в случае их утраты вы должны принять меры по их восстановлению (пп. 8 п. 1, пп. 6 п. 3.4 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ, ст. 29 Закона о бухгалтерском учете, Письма Минфина России от 22.07.2013 N 03-02-07/2/28610 (направлено для использования в работе Письмом ФНС России от 14.08.2013 N АС-4-3/14759@), от 07.06.2013 N 03-02-07/1/21191). Поэтому, если каких-либо документов, которые должны быть, у вас нет в наличии, постарайтесь максимально быстро их восстановить, чтобы избежать споров с проверяющими. Если на момент получения требования о представлении документов вы еще не успели их восстановить, уведомьте об этом инспекцию и попросите продлить срок представления (п. 3 ст. 93 НК РФ). Если невозможно восстановить документы, уведомьте инспекцию о причинах их утраты и укажите, почему их невозможно восстановить (п. 3 ст. 93 НК РФ).