«Что делать, если отсутствуют документы, затребованные прокурором в рамках проверки «

Оглавление:

1. По каким причинам у организации могут отсутствовать затребованные прокурором документы и чем это подтвердить
2. Как составить ответ на требование прокурора о предоставлении документов в случае их отсутствия

1. По каким причинам у организации могут отсутствовать затребованные прокурором документы и чем это подтвердить

Документы могут отсутствовать у организации по множеству причин. На практике наиболее частыми из них являются:

• истечение срока их хранения. Все организации обязаны хранить документы в течение определенных сроков. По их истечении организация вправе уничтожить документы, составив соответствующий акт (п. 1 ст. 17 Закона об архивном деле, п. 4.11 Правил хранения документов);
• изъятие их компетентными органами. Так, документы могут быть изъяты следственными органами при проведении обыска или выемки. Подтверждающим документом будет протокол, который вручается лицу, в помещении которого были произведены данные следственные действия (п. п. 12 и 14 ст. 182, п. 2 ст. 183 УПК РФ).

Кроме того, документы могут быть изъяты в рамках выездной налоговой проверки. Изымая документы, налоговые органы также составляют протокол и вручают (высылают) вам его копию (п. п. 6, 10 ст. 94 НК РФ);

• их утрата в результате пожара или затопления. Подтвердить утрату вашей документации при пожаре вы можете, например, с помощью акта об инвентаризации, составленного после пожара самой организацией. Рекомендуем иметь этот документ, поскольку в акте о пожаре не перечисляются конкретные материальные ценности, которые были утрачены. Что конкретно сгорело во время пожара, определяет сама организация по итогам инвентаризации. Ее проведение после стихийного бедствия или пожара обязательно (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности).

Если документы были утрачены во время затопления, подтвердить это может акт осмотра помещения. Такой акт составляется при участии лица, ответственного за обслуживание здания. Например, собственника арендованного организацией помещения и (или) коммунальной службы. Если в таком акте не перечисляются документы, которые были утрачены из-за аварии, рекомендуем также представить акт об инвентаризации;

• их утеря или кража. В случае кражи документации в вашей организации у вас должен быть один из следующих документов: постановление о возбуждении уголовного дела или постановление об отказе в его возбуждении (п. 1 ст. 146 и п. 1 ст. 148 УПК РФ).

Если же документы были утеряны, то рекомендуем получить подтверждение данного факта, поскольку в противном случае вам будет сложно доказать то, что документы утеряны. Для этого обратитесь в полицию, написав заявление;

• документы отсутствуют, так как организация не должна была их составлять. Из положений п. 1 ст. 6, п. 2 ст. 21 и п. 1 ст. 22 Закона о прокуратуре не следует, что организация должна представлять документы, которые она не обязана иметь в соответствии с законодательством, или формировать документы, отсутствующие у нее на момент предъявления требования прокурора (п. 2 резолютивной части Постановления Конституционного Суда РФ от 17.02.2015 N 2-П). Вывод Конституционного Суда РФ касается некоммерческих организаций. Однако считаем, что он может быть применен и к коммерческим организациям. Например, если прокурор затребовал договор об учреждении общества или корпоративный договор, а в обществе всегда был только один участник и такого договора не могло быть (ст. 67.2 ГК РФ).

2. Как составить ответ на требование прокурора о предоставлении документов в случае их отсутствия

Отсутствие затребованных документов не освобождает организацию от необходимости в установленный срок подготовить ответ на требование прокурора.

Составьте его в письменной форме и включите в него:

• наименование прокурора, которому направляется ответ;
• сведения о лице, которое направляет ответ;
• данные требования прокурора, во исполнение которого направляется ответ (его дата и номер);
• сведения о затребованных документах (какие именно документы были затребованы у вас и по каким причинам они отсутствуют).

Приложите к ответу документы, подтверждающие их отсутствие, в зависимости от причины отсутствия.